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第2回プロジェクトが遅れてしまう理由

2015.1.13(Tue) 17:56 | プロマネブートキャンプ | pronet

プロジェクトが遅れてしまう理由はある

プロジェクトは遅れますよね….。それを力技と人海戦術でなんとか乗り切る….見慣れた光景です。

しかたないですね。プロジェクトは遅れるものなのです。

それは精緻に計画され、まじめに運営されているプロジェクト(マネージャーを含めて決して手を抜いていないのに)、往々にして起こってしまいます。

なぜか?

まずはそこから考えてみましょう!

プロジェクトは人間の集団です。

人間というものには、プロジェクトを送らせる事に繋がるいくつかの一般的な性質(あなたにも身に覚えのある)があります。

プロジェクトが遅れる訳1(一生懸命やればやるほど……)

「仕事は計画しただけかかる」:パーキンソンの法則 認められた工期(時間)と予算(人、物、金)は、たとえ余裕があっても、与えられただけすべて使い尽くされる。(英国の歴史学者・政治学者シリル・ノースコート・パーキンソン)

一般的にプロジェクトの工程管理は「作業の予定」を守ることを基本とし、各作業を計画通り、つまり作業それぞれに開始と終了の期日を守ることを目標として管理されます。作業者の観点からは、期日が与えられれば、その期日を守ることを管理されることになるので、作業の完了をそれに合わせようとします。忙しくしている者の方が、稼働率が高いし生産性も高いというのが(効率志向の評価尺度の存在)管理の尺度となれば、その期間目いっぱい「一生懸命働いた」ことが評価されることになり「予定まで忙しく続ける」ということになり、 たとえ各担当のタスクスケジュールに不測の事態に備えた余裕を持たせていても、その余裕は「一所懸命」からなず消費されてしまい、プロジェクトでは基本的に遅れは伝わる(いざというときの余裕が浪費され)が 進みは伝わらない(早く終わる事はない)という結果になってしまいます。

プロジェクトが遅れる訳2(一生懸命やっても……)
「仕事の早期完了は報告されない」:早期完了の未報告

タスクを担当する作業者の心理…予定より早く作業を終えた人が早期完了を報告すると、次に同じような作業を引き受けた場合、その条件を厳しくされる可能性があると考えます。しかしながら次回も同じようにできるとは限らず。そうなれば予定を守れず評価を落とすかもしれないということになり、早期完了を報告しても本人には何のメリットはなく、報告せずに黙っていた方が得だと考えるのが自然な成り行きです。そして早期完了は報告されることなく、早期完了が報告されないとなると後続の仕事は少なくとも予定より早く開始できないことになる!ということです。

プロジェクトが遅れる訳3(明日から一生懸命やらないと……)
「与えられた期限間近まで、仕事を本気には始めない」:学生症候群

見積段階ではリスク分も含めて期間を十分大きく見積っていても…内心では本気でやれば半分かそれ以下で期日までにできそうだと見込んで、期限が近づくまでは本気で手を付けずにおいて結果的に一夜漬けとなってしまう….そのときには計画段階で見積もったリスク分の余裕はすでに消費されてしまっていて、結局、ギリギリの日数しか残っていいない。ところがそういうときに限って、予期しない突発の事態が発生!当初、見積もった安全余裕は活用されることなく、突発の事態に対応する時間分そのまま遅れてしまうことになってしまいます。

プロジェクトが遅れる訳4(あれもこれも一生懸命……)
「マルチタスクの切替えに発生する見積外の時間ロス」:仕事の掛け持ち(マルチタスキング)

仕事の掛け持ちはプロジェクト推進上日常的に行われていることですが…同時に2つ以上のタスクを行う場合、タスクの切替時に発生する段取り変えの時間が必要になります。結果として単一のタスクを集中して行うより各タスクの実質の見積もり時間に対して段取り替え分の時間のロスが発生することになります。各タスクの作業時間を精緻に見積もっても複数のタスク間の切り替えに必要な段取り替えの時間は、その計画の中で組み込まれる事はないため、その時間分が見えないロスとして浪費されてしまう訳です。

マルチタスキングの要因として….個々の作業を生産性という基準で評価されるので、作業の空き(アイドリング)があると評価を下げられる。タスクの優先順位が明確ではなく、すべてが最優先なので開始可能な複数の仕事が同時に始められてしまう。計画段階で複数の仕事の間で共有されるリソースの競合を十分考慮に入れていない。等が挙げられます。

さて…

プロジェクトを遅れさせない為には、これらのプロジェクトスタッフの人間としての性(さが)を前提にうまくマネジメントしてゆかなければなりません。

どのようにマネジメントしてゆくべきか…..次回のテーマです。

それには「計画」がポイントになります。

では!